Politica de confidentialitate


IMPORTANT
CITITI CU ATENTIE
INAINTE DE ACCESAREA SI UTILIZAREA SERVICIILOR TRANS SPED

Read in English

Activitati de procesare

Trans Sped este Prestator de Servicii de Incredere Calificate conform Regulamentului European eIDAS (Nr. 910/ 2014), inregistrat ca si companie privata conform legilslatiei din Romania.

Pentru prestarea serviciilor sale, Trans Sped proceseaza datele cu caracter personal dupa cum urmeaza:

1. Gestionarea serviciilor solicitate (inclusiv on-line si servicii de stocare online) precum si date financiare relevante, contabilitate, facturare, activitati de plata si monitorizare a creditarii si furnizarea de servicii de suport si actualizare;

  • Trans Sped este operatorul de date al acestor activitati de procesare deoarece determina scopurile si mijloacele de prelucrare a datelor personale, asa cum sunt descrise in acest document;
  • Baza legala pentru prelucrare este realizarea unui contract si respectarea unei obligatii legale (contabilitate si fiscalitate);
  • Datele sunt pastrate timp de 10 ani de la ultima factura (pentru regulamentele contabile relevante) sau la sfarsitul actiunilor legale relevante; datele pot fi pastrate pentru un an suplimentar, datorita ciclului de backup;

2. Gestionarea calitatii si al satisfactiei clientilor;

  • Trans Sped este operatorul de date al acestor activitati de procesare deoarece determina scopurile si mijloacele de prelucrare a datelor personale, asa cum sunt descrise in acest document;
  • Temeiurile legale pentru prelucrare sunt interesele legitime urmarite de operatorul de date, de exemplu: asigurarea calitatii;
  • Datele fiecarei anchete sunt pastrate timp de 5 ani sau in cazul documentatiei proiectului sau a serviciului 10 ani (acest lucru se datoreaza faptului ca aceste documente sunt legate de facturare); datele pot fi pastrate pentru un an suplimentar, datorita ciclului de backup;

3. Identificarea utilizatorilor Trans Sped;

  • Trans Sped este operatorul de date al acestor activitati de procesare deoarece determina scopurile si mijloacele de prelucrare a datelor personale, asa cum sunt descrise in acest document;
  • Baza legala pentru prelucrare este realizarea unui contract si respectarea obligatiilor legale (relevante in caazul prestatorilor de servicii de incredere);
  • Datele sunt pastrate timp de 10 ani si 6 luni dupa expirarea mecanismelor de identificare a certificatelor digitale; in conformitate cu reglementarile aplicabile prestatorilor de servicii de incredere;

4. Gestionarea documentelor utilizatorilor (de exemplu: pentru semnatura), conform serviciilor solicitate;

  • Trans Sped este operatorul de date al acestor activitati de procesare deoarece determina scopurile si mijloacele de prelucrare a datelor cu character personal;
  • Datele nu sunt pastrate dupa furnizarea serviciilor in cazul folosirii serviciului Trans Sped de semnare in cloud a documentelor; registrele sunt pastrate timp de 10 ani, in conformitate cu reglementarile aplicabile prestatorilor de servicii de incredere;

5. Gestionarea cererilor de asistenta, de contact sau CV-uri transmise prin intermediul site-ului web;

  • Trans Sped este operatorul de date al acestor activitati de procesare deoarece determina scopurile si mijloacele de prelucrare a datelor personale, asa cum sunt descrise in acest document;
  • Baza legala pentru prelucrare este furnizarea serviciilor solicitate si interesele legitime urmarite de operatorul de date, de exemplu: asigurarea calitatii;
  • Datele sunt pastrate timp de un an de la furnizarea serviciilor pentru a efectua controale de calitate; datele pot fi pastrate pentru un an suplimentar, datorita ciclului de backup;

6. Gestionarea site-urilor Web, folosind cookie-uri (a se vedea mai jos);

  • Trans Sped este operatorul de date al acestor activitati de procesare deoarece determina scopurile si mijloacele de prelucrare a datelor personale, asa cum sunt descrise in acest document;
  • Temeiurile legale pentru prelucrare sunt interesele legitime urmarite de operatorul de date, de exemplu: asigurarea calitatii;
  • Datele sunt pastrate in cookie-uri pe computerul utilizatorului si durata lor de viata este setata la un an.

Punct de contact confidentialitate

Pentru orice intrebari referitoare la aceasta Politica de Confidentialitate ne puteti contacta la office@transsped.ro sau Ofiterul de Protectie a Datelor Elvirica Neasca Elvirica.neacsa@transsped.ro

Transferul de date cu caracter personal

Pentru scopurile de mai sus, Trans Sped poate transfera date cu caracter personal persoanelor juridice sau persoanelor externe.

Exemplele sunt entitati pentru evidenta contabila și responsabilitate; asigurarea calitatii și securitatii serviciilor de incredere; consultanti juridici, administrativi si fiscali; curierii pentru transportul documentelor si bunurilor; banci; servicii postale.

Furnizorii externi au convenit, cu contracte scrise, sa proceseze date doar in scopurile mentionate si sa adopte masuri de securitate adecvate si controale de prelucrare. Operatorii de date cu caracter personal, unde Trans Sped proceseaza datele, autorizeaza intotdeauna schimbarea, de catre Trans Sped, a acestor date. Toate persoanele vizate asigura asistenta pentru indeplinirea obligatiilor de a raspunde solicitarilor de exercitare a drepturilor persoanelor vizate si dreptul de audit.

Transferuri catre Tari Terte

Datele nu sunt transferate catre alte tari din afara Spatiului Econimc European.

Masuri de securitate

Trans Sped adopta masuri de Securitate pentru protectia datelor. Printre aceastea:

  • toate persoanele autorizate sa acceseze si sa proceseze date sunt constiente de masurile pe care trebuie sa le impuna (de exemplu: pentru dispositive IT, email, parole) si se angajeaza sa pastreze confidentialitatea;
  • este stabilit un proces pentru furnizarea, modificarea, stergerea si revizuirea autorizatiilor de acces la date; procesul pune in aplicare principiile “nevoia de cunoastre” si “nevoia de utilizare”;
  • se stabilesc masuri pentru a reduce cat mai mult posibil autorizatiile ultilizatorilor privilegiati ai sistemelor informatice (de exemplu: administratori de sisteme) si pentru a-si inregistra activitatiile (de exemplu: oferindu-le ID-uri de utilizator personale si activarea jurnalelor de sistem;
  • se stabileste un proces pentru stergerea datelor si a dispozitivelor de memorie, astfel incat persoanele neautorizate sa nu mai poata prelua date;
  • sunt puse in aplicare controalele de securitate fizica pentru a bloca accesul la informatii pe suport de hartie pentru persoane neautorizate;
  • Masurile de Securitate IT sunt implementate in functie de nivelul de risc (de exemplu: activarea si actualizarea periodica a sistemelor de tip antimalware, back-up-ul datelor, inregistrarea activitatilor si pastrarea jurnalelor, regularitatea patch-urilor si fix-urilor, filtrarea traficului de retea si Internet, criptarea dispozitivelor portabile);
  • Este stabilit un proces pentru gestionarea schimnbarilor (pentru sistemele de baza IT, retea si aplicatii, procese, controale de Securitate fizica); acest proces include evaluarea eficacitatii masurilor de Securitate;
  • Furnizorii asigura prin contract respectarea securitatii informatiilor conform nivelului si riscului dat;
  • Este stability un process de gestionare a incidentelor (bresa de Securitate) care include preevnirea si conrolul impactului si in anumite cazuri comunicarea catre Autoritatea de Protectie a Datelor si catre persoanele vizate;
  • Este stabilit un proces de evaluare a implementarii eficiente a masurilor de Securitate; acest proces include audituri pentru procesatorii de date relevanti.

Trans Sped are un sistem de management al calitatii si securitatii informatiilor certificat in cadrul schemei de acredditare controlata de reglamentarile Europene.

Masuri suplimentare

Trans Sped asigura sprijinul clientului daca este necesar:

  • pentru indeplinirea obligatiilor de a raspunde cererilor de exercitare a drepturilor persoanei vizate si a dreptului de audit;
  • in cazul incidentelor privind cazurile de incalcare a securitatii informatiilor cu character personal și a securității informațiilor;
  • pentru realizarea evaluarii riscurilor de confidentialitate și a evaluarii impactului de confidentialitate;
  • pentru stergerea sau distrugerea datelor cu caracter personal la sfarsitul obligatiilor contractuale;
  • pentru a raspunde autoritatilor relevante pentru protectia datelor.

Trans Sped ofera clientilor sai dreptul de audit, cu conditia ca auditurile sa analizeze doar activitatile de procesare relevante, confidentialitatea este asigurata si sunt anuntati cu cel putin 30 de zile inainte.

Drepturile persoanelor vizate

Persoanele vizate au drepturi specific. Printre acestea:

  • Drepturile de a obine de la operator o confirmare a faptului ca datele cu caracter personal care o privesc sunt sau nu sunt procesate si daca este cazul, accesul la datele cu character personal, modificarea si stergerea acestora, restrictionarea prelucrarii lor, portabilitatea datelor (adica primirea acestora intr-o structura accesibila cu cele mai comune echipamente); solicitarile nu vor avea niciun impact asupra serviciilor frunizate;
  • Dreptul de a revoca consimtamantul, daca este in concordanta cu legile si reglementarile aplicate;
  • Dreptul de a trimite o plangere catre Trans Sped sau catre Autoritatea de Protectie a Datelor (in Romania Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal, http://www.dataprotection.ro/). Solictiarile si reclamatiile pot fi transmise catre Elvirica.neacsa@transsped.ro.

Notificarea de confidentialitate pentru Cookie-uri

Cookie-urile sunt fisiere arhivate in browser-ul dvs si sunt setate de catre wbsite-urile vizitate. Website-urile Trans Sped utilizeaza numai “technical cookies” necesare pentru a imbunatati calitatea aspectului paginilor noastre. Acest lucru nu necesita consimtamantul vizitatorilor. Trans Sped instaleaza alte cookie-uri (aparatinand Trans Sped sau altor entitati), necesare pentru a avea date statistice si anonime despre utilizarea paginilor site-ului web. Aceastea sunt “analytics cookies” si nu au nevoie de consimtamantul dvs. pentru a functiona:

Toti utilizatorii pot opri utilizarea tuturor cookie-urilor sau doar anumitor cookie-uri in urma unor pasi de configurare pentru browser:

Informatii specifice aplicatiilor mobile

Aplicatiile noastre mobile au aceleasi scopuri descrise mai sus:

  • gestionarea serviciilor solicitate;
  • identificarea utilizatorilor de servicii;
  • prelucrarea documentelor utilizatorilor.

Aplicatiile necesita unele autorizatii pentru functionarea corecta. Acestea includ:

Autorizare Motiv
Scriere pe spatiul de Stocare Extern
Citire spatiu de Stocare Extern
Atunci când o semnatura este aprobata, documentul poate fi descarcat (local sau pe dispozitive externe) pentru a putea fi vizualizat.
Citire Stare Telefon Unele aplicatii utilizeaza un API care are nevoie de aceasta autorizare pentru a crea un cod de identificare al dispozitivului
Camera Unele aplicatii necesita utilizarea camerei pentru scanarea codurilor QR la solicitarea utilizatorului. Daca aplicatia este utilizata pentru identificarea utilizatorului, aplicația poate fi nevoita să inregistreze un videoclip sau sa faca o fotografie.
Microfon Daca aplicatia este utilizata pentru identificarea utilizatorului, aplicația poate avea nevoie sa inregistreze un videoclip (cu audio)
Galerie Daca aplicatia este utilizata pentru identificarea utilizatorului, aplicatia poate avea nevoie sa faca fotografii si apoi sa le trimita
Locatie Acest lucru este necesar pentru instrumentele anti-frauda
Obtine Conturi
Citire Contacte
Acestea sunt utilizate numai de aplicatii conectate la alte servicii (Dropbox, Google Drive, Box etc.) si daca utilizatorul trebuie sa-si administreze toate conturile.

INTREBARI SI RASPUNSURI

Pentru mai multe informatii/ clarificari despre politica de confidentialitate in relatia cu utilizatorii sai, Tran Sped ofera posibilitatea de a primi intrebari, comentarii si solicitari. Pentru acestea, ne puteti contacta la sediul firmei sau pe e-mail la urmatoarele adrese:

Sediul Trans Sped S.R.L., - Strada Despot Voda Nr 38 - Sector 2, Bucuresti - Romania

E-mail: office@transsped.ro

SESIZARI

Pentru sesizari referitoare la aceasta politica de confidentialitate, ne puteti contacta la sediul firmei sau pe e-mail la urmatoarele adrese:

Sediul Trans Sped S.R.L., - Strada Despot Voda Nr 38 - Sector 2, Bucuresti - Romania

E-mail: office@transsped.ro